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秘书工作介绍

    发布时间:2020-01-14   来源:筑聘网   浏览次数:22  
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秘书工作介绍


重点摘要

秘书的服务对象通常为整个部门或是高阶主管,视其技能熟练程度或是资历深浅而定,基本上都需要具备广泛的软件操作能力来处理办公室的行政事务。
通常秘书的工作内容可概分为两大层次,依照工龄区分为「资深秘书」和「资浅秘书」,二者主要职责和服务对象不尽相同。


职业特性


秘书必须具备沟通协调、高情绪稳定、耐心、责任感与解决问题等能力,文件档案管理仍是秘书最主要的工作内容,而主管行程安排确认、数据搜寻、会议安排及记录都是最基本的工作内容。原则上,现今秘书的主要工作仍与传统的秘书相同,只是使用的工具进步了。新进人员的工作与资深者相比有很大的比例是基础行政方面,而资深人员重点在于协助部门主管处理部门事务。

随着办公室作业愈趋复杂繁重,秘书的角色也日益重要;因为办公室的电脑自动化和组织重整,导致秘书开始承担管理和专业人员的部分责任,除了执行与协调办公室行政活动之外,储存、检索和整合信息并提供给主管、同僚、顾客也是必要的工作。


实务上,企业常将秘书依工龄区分为「资深秘书」和「资浅秘书」,资深、资浅没有明确的工龄界线和工作范围,主要还是看主管和公司规定。无论是资深秘书或资浅秘书,都需要利用各式各样的办公室设备来完成任务,像是传真机、复印机、扫描机、视讯会议和电话系统,而基本行政作业能力则为共同基础;通常必须利用电脑预先完成管理者与专业人员应该处理的工作,例如设计空白表格、编辑信件、管理数据库,并应利用软件来完成会议报告与文件作业等。


秘书并非只做静态行政作业,在某些特定的产业或部门,可能还要与供应商交涉,且随着公司规模而有不同的交涉程度,大型公司因为分工较细,与上下游厂商的交涉也仅限于初步联络事宜,后续的工作可交由专业人员去处理;然而在规模较小的公司中,秘书可能必须全程参与整个交易过程。


一般而言,资深人员常见的职称为执行秘书、机要秘书、总经理特助、董事长特助等,通常仅针对高阶主管个人提供服务,除了执行主管所交付的命令之外,还要处理与主管相关的行政事务,例如:商业书信的往来、与其他主管的联系、连络和排定会议行程、准备统计数据报告、负责公共关系事务、跨公司及部门工作协调、协助项目计划的评价/拟定/执行与追踪、主管会议运作准则订定及追踪、董事长及主管交办事务处理、部门预算编列、员工训练,甚至可能包括雇用与监督其他工作人员;


比起资浅秘书,资深者必须担负更复杂、艰难的职责,并且担任部门之间或主管间的桥梁。资浅秘书常见的职称为办公室助理、行政助理、业务助理、部门秘书等,通常不只针对主管个人提供服务,对象可能为一个部门、二级主管或整个企业,业务上会接触到的不仅仅只有直属主管,还会处理到工程师或其他管理人员的事务;在有制度、规模较大的公司,人数可能多到形成一个处理全公司行政作业的单位或部门,基本作业为数据归档、协助部门主管处理部门事务、会议安排、支援翻译、各部门行政庶务、文件缮打/收发、档案管理等。


另外,尚有其他特殊职称秘书或专业秘书,这类秘书随着经验和产业而有不同的工作责任,像是法律和医药产业可能会需要熟悉专业术语和流程知识的秘书来协助完成高度专业的工作,部分产业或公司则可能会要求具备与供应商交涉的经验;但大体而言,多数产业不会要求如此琐碎,对于一般秘书的要求并不严格,主要系因为在现代企业专业分工的情况下,许多产业都有专业经理人去处理专业问题,秘书只要具备基本行政作业能力即可。



秘书正在处理日常庶务


工作条件

秘书的工作地点分布广泛,几乎每个产业或企业都需要秘书,通常在学校、医院、私人企业、政府机构、律师事务所或药厂等都可以见其踪迹。秘书的工作时间依主管而定,如果主管有上班,秘书就必须随行在旁,重点是以配合主管的时间、习惯为原则;大多数秘书还是朝九晚五的正常上下班,有些则从早上9:00到下午6:00,基本上还是平均一星期40小时,一天工作8小时的全职员工。另外,加班时段和休假制度通常是依公司规定,周休2日是最基本的;弹性工时方面,国内秘书较无此种情况,大多数秘书都是稳定上下班的上班族


秘书因工作内容及时数的关系,长时间待在办公椅上是无法避免的;有些秘书负责缮打、输入数据,会盯着电脑屏幕相当长的时间,因而有可能造成眼睛疲劳、感受压力和手腕受伤等职业伤害。

秘书远距离办公虽然是一个很理想的情况,但现实中却很难办到及运用,尤其是在没有完善的办公室系统支持下。而工作分享则因为秘书之间的工作性质大致相似,所以大部分的工作都可以互相支持;但对于个人特定的专业职责,则必须由专人处理,而无法达到完全的分享。 



训练资格及升迁

高中学历以上、具备中英文打字能力、数字概念清楚、应对得体,即可担任最基层的秘书职位,但随着高等教育普及,大专以上学历渐渐变成普遍的要求,能广泛应用各种软件者(如文字处理、电子表格与数据库管理等)较容易受到青睐,并应专精或擅长于文字输入、拼字、标点符号、文法以及口语沟通。由于秘书在处理有关人际问题上需具备相当程度的机智,因此雇主也倾向寻求能提供好的顾客服务与具备良好人际关系技巧者;因此,具备谨慎、判断力、组织或管理能力、主动、口风紧以及独立工作的能力对于担任高阶行政职位者而言更是重要。

担任秘书工作亦需具备基本的书记/语文/顾客服务/电脑与行政管理等相关知识、阅读能力/时间管理/口语沟通与协调整合等技能,以及主动聆听与学习、自我控制等态度。随着办公室自动化的发展,持续的教育与再训练对于秘书工作将愈来愈重要;办公室环境的改变,增加了对于调节力强与具备多技能秘书的需求。因此秘书可能需要上课或参加在线教育系统,以学习如何使用新的办公科技(如信息储存系统、扫描仪、网际网络或最新的套装软体等),小型组织内甚至必须负责办公设备的选择与维修。


秘书可藉由许多方式来获得所需的技能,在内部训练方面有基本办公室训练、语文能力训练、时间管理、项目管理、最新软件的学习等,外部训练方面则可考虑秘书协会所提供的训练课程;若有意愿的话,也可依公司补助进修的相关办法自行前往社区大学或劳动部劳动力发展署进行在职进修。


一般来说,秘书的升迁系指晋升到负有更多责任的行政职位。由于秘书的績效难以量化计算,因此能扩充自己对于公司运作的相关知识、增加本身的技能并建立良好人际关系者,将较能晋升为资深或执行秘书、办事员的监督者或部门的管理者等;而具备文书处理经验的秘书,则能发展至文字处理或数据输入的训练者、监督者或管理者。此外,秘书透过对企业内部的熟悉及对组织专业的学习,也可以跨部门发展,国内有不少公司人力资源主管或客户服务主管是由秘书转任的成功案例。


前景与展望

受办公室自动化及组织重整的影响,近年来秘书的生产力大幅增加,电脑、电子邮件、扫描机以及语音留言系统等均使其工作更能达到事半功倍的效果。电脑普遍化将对秘书的工作内容造成冲击,未来秘书有可能不需要到办公室上班,在家中利用网络、电脑就可以从事文书处理等工作;但客户接待、沟通联系的部分仍然需要自己来做,例如接听电话等,也因此有「电话秘书」应运而生。也因为自动化设备的使用,秘书的人数将会愈来愈少,其工作分配及服务对象也产生一些改变。


由于e化和科技发展的关系,许多主管都能够应用电脑来处理行政上的事务,有愈来愈多的专家及经理人自已处理文书及少量数据登录,而不是交给秘书执行;当愈来愈多人都能做秘书的相关工作时,许多公司将过去一个专家/主管配置一个秘书的传统,扩充其服务对象至一个部门或一个单位,以提高秘书的服务效益。这将导致只处理行政工作的基层秘书可能被解雇、被约聘/派遣人员取代,或是直接将打字、数据输入、行程安排等简单的例行工作外包给其他专职公司,以减低组织对秘书人员的依赖与需求。

另一方面,虽然办公室科技不断进步,使得秘书的工作愈来愈容易被取代,但秘书工作中属于人际互动性质的部分倒是很难被自动化,包括会议规划与记录、与顾客接触、高阶主管私人公关事务等等;高阶主管秘书通常都是在执行此类互动性质较高的工作,因为其所累积的广阔人脉、对公司和产业内运作体系的了解,以及高阶主管的信赖等,将使得高阶秘书愈来愈受重视且不容易被取代。

在办公室e化的冲击下,秘书工作将不再需要这么多人手,因此原本担任秘书的人会利用其基本工作能力,逐步接触其他部门的工作(例如人力资源等后勤支持部门,或是类似行销等需要展现人际互动技巧的部门),而渐渐地移转其工作与专业重心。


以就业市场而言,大多数公司中最高阶秘书(如董事长特助、总经理特助、执行秘书、机要秘书等)通常只有一个职缺,且任职期间很长,底下的秘书不容易有晋升及发展机会,所以国内很少有人立志一辈子担任秘书。大部分的人将秘书工作当成转职跳板,尤其是跳到人力资源部门;主要系因为很多老板希望人力资源部内的员工是自己所熟识且信赖的人,所以通常秘书转往人力资源部门发展看起来是件很自然的事。

这趋势意味着将来秘书的工作职涯会面临更多挑战,并且需要学习多面向的知识与技能(如对数字的敏感度、多种外语能力、人际关系的处理、主动多为老板着想等等),才不会在电子化的潮流下被淘汰;另外,发掘自己的第二专长、找到核心能力,以提升秘书在团队中的附加价值,亦是未来成功的秘书所需追求的目标。


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