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企业紧急应变大考验!你的防疫计划让客户、股东安心吗?

我要投稿    发布时间:2020-04-18   来源:筑招建筑人才网   浏览次数:135  

螢幕快照 2020-04-18 下午12.33.50.png


最近肺炎疫情严峻,一波未平,一波又起,对大多数企业产生不同程度的影响,而且无法预料何时会终止,即便疫情结束了,公司运作还需要一段时间才能复原。从2月份开始,很多公司都进行了相应的防疫措施,但「计划永远跟不上变化」这句话,活生生地考验着公司高层和管理部门,因为每日一变的疫情和政府规定,让刚讨论好的应变措施又要再变了!


不可抗力的突发因素


17年前的SARS疫情影响跟这次相比,真是小巫见大巫,当年在企业里的防疫应变措施,也相对容易多了。很多公司都有一个「紧急应变计划」,我也曾负责写过公司的紧急应变计划,当时也是千辛万苦找到某家大公司的应变计划,文章一大抄,稍做修改就交差。简单来说,这个紧急应变计划的目的是:当一些突发的不可抗力因素发生时,要采取哪些具体措施,来确保公司运作的正常。因此会把可能发生的不可抗力因素都写进去,例如地震、台风、火灾、水灾、停电、罢工等,然而这些不可抗力的因素,都是能预想到或经历过的状况,一些从未发生过的事件,自然就不会出现在紧急应变计划里了。


举个例子,1999年的千禧年危机,当时说的是:电脑的内建日期会因为跨到2000年1月1日0分0秒时而大乱,理论上这是1000年才会发生一次,电脑发明才几十年,没有人碰过这个问题。当时公司还紧急制定应变计划,如何以人工作业方式来确保各部门作业,还要先把电脑里的资料做好备份,我们只知道资讯部门关起门忙翻天了,最后所幸没有看到或听说有哪个企业因此发生电脑灾情。到底有没有千禧年危机?会不会发生?现在回想起来,对我们这些资讯外行人而言,有点像彗星撞地球的感觉呢!



实务上,企业的紧急应变计划是一份平常躺在档案柜的SOP文件,一旦有突发状况发生时,可以立刻迅速地按照SOP采取相应的应变措施,才不至于手忙脚乱、不知所措。如有从未发生的突发状况,再拿出来增修即可,经历过SARS或千禧年危机的公司,或许会在紧急应变计划增加相关应变措施。如果公司已有前人留下来的紧急应变计划,是管理部门的大幸,如果还没有,就要考虑要不要为公司撰写第一版的紧急应变计划了!千头万绪,第一版的紧急应变计划该如何撰写呢?



要能让人信任和安心


放眼世界各国政府的防疫因应措施,政府每天发布疫情说明和相应措施,政府信息要即时和公开透明,才能获得了大多数人民的「信任」!也因为有了「信任」,才能让大家觉得「安心」,进而愿意配合政府的措施。



企业的紧急应变计划也一样,最重要的是「让人信任和安心」!让哪些人信任和安心?这些人在意的有哪些?具体的应变措施能否让这些人信任和安心?


一、股东和老板:


他们在意的是公司运作要能正常、确保营收和员工能正常工作。因此,应变措施的规划有3个重点:如何减少损失、恢复前如何运作、如何在最快时间内恢复正常运作。这常常牵涉到流程改变和跨部、跨区甚至跨国协调等作业面。


二、员工:


员工在意的是职场环境的安全、是否影响假勤和薪资收入。当突发状况发生时,进行哪些具体的补强补救措施,既能让员工安心工作,也能让员工有所依循来配合。再者,公开透明的即时讯息是很重要的,随着事件处理的变化,管理部门必须将最新状况即时告知员工。如果情况严重,必要时要把员工家属也纳入沟通的对象,让员工家属也信任安心。


三、客户与供应商:


客户在意的是他的订单会不会受影响,供应商则在意他的供货和应收帐款是否如常;相关部门必须做好即时的沟通,主动告知相关的因应措施,展现公司的诚意和应变能力。


四、政府单位:


某些突发事件需要与政府相关单位进行沟通、回报或请求协助,有的公司甚至要应付新闻媒体的对外公关工作,这涉及到如何取得事件资讯的正确性和即时性。



科技工具运用的前提


不同时期都有不同的科技工具,可以运用在应变措施上,因此必须与时俱进,思考如何充分运用当时的科技工具。举例来说,SARS期间,耳温枪是最新的量体温工具,但因塑胶套需要经常擦拭消毒更换,因此才出现了额温枪、红外线测量等新工具。


最近最夯的话题是远程工作、分组分时工作的规划,这若在SARS期间是很难做到的事,但现在每个员工都有自己的电脑、网路发达,甚至云端技术也很普遍,在家工作变得是件很容易的事了。但每家公司的营运模式不同,并非每家公司都适合这种应变模式,建议应具备以下2个前提,才能真正的顺利进行远距工作、在家上班:



一、公司已有足够使用的资讯工具与设备,切勿临时添购一些价格昂贵、实用性不大的资讯工具。

 


二、老板、主管和员工之间,必须有充分信任的默契,否则远距工作反而会引起一些管理争议。



撰写一套适合自己公司的紧急应变计划,确实是一项大工程,会涉及到公司内部及外部的许多单位和作业,而每一家公司的运作模式不同,如果只是参考复制别人的紧急应变计划,恐有诸多疏漏或不足之处,即使有一套紧急应变计划,也还是可能有其他料想之外的状况发生,这就必须依靠管理部门的临机应变能力了。不论突发状况如何演变,只要秉持着「让人信任和安心」原则所做出的应变措施,应该也是正确的决定!



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