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《管理的本质》:这5个基本方法,重要性足以左右你的工作效能 ​

我要投稿    发布时间:2020-02-14   来源:筑聘网   浏览次数:46  
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螢幕快照 2020-02-14 上午11.06.21.png


这节要探讨的是运用个人工作方法的基本领域,这些是每个管理职务都会遇到的,所有项目经理都必须妥善控管这些问题,才会有效能。他们必须确立自己对这些问题的态度,并提出解决方法。


1. 时间的利用


每个人每天可用的时间都是24小时,但每个人使用时间的方式却明显不同,对时间的认知也不一样。不同的时间认知对每个人造成不同的影响。



在研讨会上,当讨论时间这个话题时,我经常问参与者:「一年有几个小时?」不需思考或计算即能快速自然说出正确答案的人,不到1%。一年有8760小时(非闰年),这算很多吗?还是很少?全视我们如何使用这些时间而定。每个人每天大约需要8小时的睡眠,扣除睡眠时间,实际剩下的可用时间为5800小时。


若要有效能,每个人都应该回答这个问题:我想要如何使用这有意识的5800个小时?否则,他们将无法管理,而是被管理;否则,他们将无法成为有效能的人,无法主宰自己的人生,而是被主宰,然后虚度年华。当然,效能并不意味着每年得工作5800个小时,而是相反:做更少以成就更多。这句话应该当作座右铭。


我们应该自觉且谨慎地决定该如何使用时间:我们希望或必须投入多少时间在工作,多少时间在家庭,多少时间留给自己,多少时间放在自己的兴趣和再进修等。若无法有系统地思考这些问题并做出决定,极可能被环境主宰,或是浪费时间。


帮助我们充分利用时间的最佳工具是行事历、日志簿。经理人应该尽早开始规划行事历,太多人拖太久才规划。建议提前两三年确定关键事项。不需太过仔细,只需要大概轮廓即可。就算届时无法完全依照计画也没关系,免不了会出现预料之外的状况。或者,更正确地说,这是项目经理在现实生活中无可避免的事,但不会降低行事历对我们安排时间上的必要性。



因此,小编尤其建议大家制定长期的规划,那些因职务关系而对时间有许多需求的人,多数也无法在短期内有任何改变。项目经理未来一年的会议行程,通常很早就已经排定,这是无可避免的结果,项目经理若想要彻底改变,必须从长计议。无论如何,一定要有个明确的改变起始点,否则什么都不会变。无法控管时间、有效利用有限时间的人,永远无法成为优秀经理人。想改善对时间的利用,先从思考以下问题做起:「我应该停止做什么?」


2. 身心健康


个人工作方法也包括适当照顾自己的健康。体能锻炼对个人表现及心理和情绪状态都有正面的影响,每个人都需要。关于体能锻炼的各种方法,在此不多加细述。诸如耐力训练、柔软度及平衡感练习,以及少量肌力训练,应足以避免许多职业伤害,包括背部疼痛等文明病。健康的人随时都能有很好的忍受度、接受度,且有好心情。


Part 2 第9章曾提及自生训练及其对身体和心理健康的影响。小编曾利用这种方法、保持正向积极的态度,帮助我克服自我极限及增进表现。自生训练也适用于工作方法,因为放松、再生、专心亦有助于有效工作。



3. 处理输入资讯


经理人的办公桌或电脑里永远有不停流入、堆积的东西,而且流入的东西与日俱增。在大多数情况下,多达80%的电子邮件都有附件。


项目经理每天、每个小时都得面对,我把这些东西统称为「输入资讯」(input),不论必要与否、有趣与否、重要与否、书面格式或电子格式。


所以,每位项目经理都需要我所谓的「输入资讯处理方式」(input processing system)做为处理这条洪流的方法。有些经理人的办公桌总是保持整洁,但大多数经理人的办公桌总是一片混乱:整理过或未整理过的堆叠、通信、报告、备忘录、档案、书面纪录、便条、报章杂志、书籍等。许多人不仅办公桌堆满东西,办公室里每一个平面处都堆满东西,甚至连地板也不放过,更不用说他们的电子档案系统了。


有用的「输入资讯处理方式」始于思考以下几个问题:哪些事项该由我亲自处理?哪些事项必须或可以交给他人处理?哪些事项可以稍后处理,或是需要时间处理,因此必须稍后处理?这些问题的答案中包含把工作委任他人的技巧,以及区分事情轻重缓急的技巧。


4. 妥当使用电话、传真、电子邮件


通讯科技的发展,已使得时空限制变得毫无意义。如今,我们打电话给他人时,不需考虑他身在何处。这一点虽没能引起媒体太大关注,但这是近期影响最大的变化之一,也因此从根本上改变了我们的工作方法。只需观察其对办公大楼的影响即可略知一二。然而,目前的通讯科技技术发展还没到预计完成的三分之一。


另一方面,沟通本身却落后于科技。事实上,沟通明显变差了。在每家公司的问题清单上,「沟通困难」几乎都名列前茅,就连小型公司也是如此。


现在比以往任何时候都需要自律及自我管理。在当今社会,人们的生活技能很大程度取决于自我管理能力,这一点在有效沟通方面尤为明显。除了不断实验和测试之外,我们应该持续自问:以我目前的情况,该怎么做才能更有效能?


尽管有种种其他的电子通讯创新,对绝大多数项目经理而言,电话依旧是重要工具。电话的诞生虽然赐福人类良多,也显著提升效率,但也可能因它而受害,尤其是行动电话。因此,项目经理必须明智使用电话,避免成为电话的奴隶。多数人一想到打电话,或是接收到外部因素刺激而兴起打电话的念头,就会冲动本能地立即拿起电话拨打,通常这不是一种好的工作方法,同样地,随时接听电话也不好。


遵循以下三项非常简单的原则,通常就能使我们的工作方法明显改变与改善:首先,在拿起电话拨打之前,先想想别种通讯工具是否更能达成目的;若电话确实是达成此目的的最佳工具,就应该先准备好谈话内容,否则很容易沦为费时的闲聊;不要想打就打,最好区隔出一段专门打电话的时间。虽然,电话的重要性不容质疑,甚至还可能提高,缺点是可能导致欠缺准确和冗长啰唆。适当地改用传真、电子邮件及信函,就几乎能完全消除此缺点。通常,书写方式比口头方式更简洁且更能准确表达,对习惯使用电话的人来说也是如此。


5. 准备文件


项目经理不仅要阅读很多东西,还得写很多东西,未来也不可能有任何明显改变,因此工作方法中必须包含有效率地准备文件的技巧(不论书面或电子方式呈现的文件)。


十年前,即使是高级项目经理也无法想像自己需要亲自写电子邮件。现在即使打字能力有限,仍比其他沟通方式快速、容易许多。另一种则是口述录音机,在许多行业中,学会使用口述录音机是项优势,项目经理能加倍提升生产力。



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